1. Адміністратор даних
Адміністратором персональних даних є FUNDACJA NIEZNISZCZALNA UKRAINA, Aleje Jerozolimskie 179, 02-222 Warszawa, Polska. KRS 0000887569 · NIP 7812018614 · REGON 388374122.
2. Дані дитини
- ім’я та прізвище латиницею, ім’я, прізвище й по батькові українською
- дата народження та вік, який обчислюється з неї
- клас, стать і пріоритетне місто навчання
- повна назва польської школи
Форма не запитує медичних, психологічних даних, PESEL, копій документів або спеціальних категорій даних.
3. Дані одного з батьків або законного опікуна
- ім’я та прізвище латиницею, ім’я, прізвище й по батькові українською
- польський та український номери телефону, електронна пошта
- підтвердження повноважень одного з батьків або законного опікуна
- версія, URL, дата й час ознайомлення з цим повідомленням
4. Технічні дані
Для безпечного приймання заявки система створює номер заявки, час надсилання, одноразовий технічний ідентифікатор, контрольні хеші та незворотний відбиток походження запиту для протидії зловживанням і обмеження частоти. Застосунок не зберігає необроблену IP-адресу у записі заявки.
5. Мета та правові підстави
- Прийняти й перевірити заявку, перевірити умови участі, зв’язатися з опікуном та організувати зарахування — дії до участі на запит опікуна, ст. 6(1)(b) GDPR.
- Захистити дитину та виконати юридичний обов’язок — лише коли конкретний обов’язок застосовується, ст. 6(1)(c) GDPR.
- Захистити форму від зловживань, підтримувати безпеку й довести належне ознайомлення з повідомленням — законний інтерес адміністратора, ст. 6(1)(f) GDPR.
Дані не використовуються цією формою для маркетингових розсилок, профілювання або автоматизованого прийняття рішень.
6. Обов’язковість надання даних
Усі поля форми є необхідними для перевірки заявки. Без них заявку неможливо надіслати. Надсилання не означає автоматичного зарахування: рішення приймає уповноважена команда U-READY 2.
7. Хто може отримувати дані
- FUNDACJA NIEZNISZCZALNA UKRAINA та уповноважена команда U-READY 2 — лише в необхідному для реєстрації обсязі;
- Vercel — розміщення застосунку та виконання серверної функції форми;
- Supabase — захищене зберігання даних;
- державні органи — лише коли цього вимагає юридичний обов’язок, що стосується захисту дітей;
- Cloudflare обслуговує лише DNS домену лендингу та не отримує вміст реєстраційної форми.
8. Місце обробки та передача
Серверна функція реєстраційного застосунку налаштована у Франкфурті (fra1), а база Supabase — у регіоні Frankfurt (eu-central-1). Основний шлях даних заявки залишається у Європейській економічній зоні. Якщо глобальна інфраструктура Vercel технічно обробляє обмежені мережеві або безпекові метадані за межами ЄЕЗ, застосовуються договірні та інші гарантії, передбачені GDPR.
9. Строки зберігання
- необроблені та незавершені форми — видалення не пізніше ніж через 12 місяців; поточна версія форми не зберігає чернетки
- нові заявки без зарахування — анонімізація через 18 місяців
- дані зарахованих учасників — анонімізація через 36 місяців
- окремий деідентифікований журнал ознайомлення з повідомленням — безстроково, без номера заявки та повного набору персональних даних
Це проєкт внутрішнього правила до погодження Legal/DPO. Після погодження строк може бути призупинений legal hold лише на підставі уповноваженого рішення для захисту дитини або правових вимог.
10. Ваші права
Ви можете просити про доступ, виправлення, видалення, обмеження обробки та перенесення даних, якщо це застосовно, а також заперечити проти обробки на підставі законного інтересу. Звертайтеся до IOD. Ви також можете подати скаргу до Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest FUNDACJA NIEZNISZCZALNA UKRAINA, Aleje Jerozolimskie 179, 02-222 Warszawa, Polska. KRS 0000887569 · NIP 7812018614 · REGON 388374122.
2. Dane dziecka
- imię i nazwisko alfabetem łacińskim oraz imię, nazwisko i imię odojcowskie po ukraińsku
- data urodzenia i wiek obliczony na jej podstawie
- klasa, płeć i preferowane miasto zajęć
- pełna nazwa szkoły w języku polskim
Formularz nie wymaga danych medycznych ani psychologicznych, numeru PESEL, kopii dokumentów ani szczególnych kategorii danych.
3. Dane rodzica albo opiekuna prawnego
- imię i nazwisko alfabetem łacińskim oraz imię, nazwisko i imię odojcowskie po ukraińsku
- polski i ukraiński numer telefonu oraz adres e-mail
- potwierdzenie uprawnienia rodzica albo opiekuna prawnego
- wersja, URL, data i czas zapoznania się z niniejszą informacją
4. Dane techniczne
W celu bezpiecznego przyjęcia zgłoszenia system tworzy numer zgłoszenia, czas wysłania, jednorazowy identyfikator techniczny, sumy kontrolne oraz nieodwracalny odcisk pochodzenia żądania służący ochronie przed nadużyciami i ograniczeniu częstotliwości. Aplikacja nie zapisuje surowego adresu IP w zgłoszeniu.
5. Cele i podstawy prawne
- Przyjęcie i weryfikacja zgłoszenia, ocena warunków udziału, kontakt z opiekunem i organizacja zakwalifikowania — działania przed udziałem podejmowane na żądanie opiekuna, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Ochrona dziecka i wykonanie obowiązku prawnego — wyłącznie gdy ma zastosowanie konkretny obowiązek, art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Ochrona formularza przed nadużyciami, bezpieczeństwo i wykazanie zapoznania się z informacją — prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dane z tego formularza nie są wykorzystywane do marketingu, profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji.
6. Obowiązek podania danych
Wszystkie pola są potrzebne do weryfikacji zgłoszenia. Bez ich podania wysłanie zgłoszenia nie jest możliwe. Wysłanie formularza nie oznacza automatycznego zakwalifikowania; decyzję podejmuje upoważniony zespół U-READY 2.
7. Odbiorcy danych
- FUNDACJA NIEZNISZCZALNA UKRAINA i upoważniony zespół U-READY 2 — tylko w zakresie niezbędnym do rejestracji;
- Vercel — hosting aplikacji i wykonanie funkcji serwerowej formularza;
- Supabase — zabezpieczone przechowywanie danych;
- organy publiczne — wyłącznie gdy wymaga tego obowiązek prawny dotyczący ochrony dzieci;
- Cloudflare obsługuje wyłącznie DNS domeny strony informacyjnej i nie otrzymuje treści formularza rejestracyjnego.
8. Miejsce przetwarzania i transfery
Funkcja serwerowa aplikacji rejestracyjnej jest skonfigurowana we Frankfurcie (fra1), a baza Supabase w regionie Frankfurt (eu-central-1). Podstawowy przepływ danych zgłoszenia pozostaje w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli globalna infrastruktura Vercel technicznie przetwarza ograniczone metadane sieciowe lub bezpieczeństwa poza EOG, stosuje się gwarancje umowne i inne zabezpieczenia wymagane przez RODO.
9. Okresy przechowywania
- surowe i niedokończone formularze — usunięcie nie później niż po 12 miesiącach; obecna wersja formularza nie zapisuje wersji roboczych
- nowe zgłoszenia bez zakwalifikowania — anonimizacja po 18 miesiącach
- dane zakwalifikowanych uczestników — anonimizacja po 36 miesiącach
- odrębny zdezidentyfikowany rejestr zapoznania się z informacją — bezterminowo, bez numeru zgłoszenia i pełnego zestawu danych osobowych
Jest to projekt reguły wewnętrznej oczekujący na zatwierdzenie Legal/IOD. Po zatwierdzeniu bieg okresu może zostać wstrzymany przez legal hold wyłącznie na podstawie upoważnionej decyzji dotyczącej ochrony dziecka lub roszczeń prawnych.
10. Prawa osoby
Można żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia danych, gdy ma to zastosowanie, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Wnioski należy kierować do IOD. Przysługuje również skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.