1. Адміністратор даних
Адміністратором персональних даних є FUNDACJA NIEZNISZCZALNA UKRAINA, Aleje Jerozolimskie 179, 02-222 Warszawa, Polska. KRS 0000887569 · NIP 7812018614 · REGON 388374122.
2. Дані дитини
- ім’я та прізвище латиницею, ім’я, прізвище й по батькові українською
- дата народження та вік, який обчислюється з неї
- клас, стать і пріоритетне місто навчання
- повна назва польської школи
- обрані предмети для участі у проєкті
Форма не запитує медичних, психологічних даних, PESEL, копій документів або спеціальних категорій даних.
3. Дані одного з батьків або законного опікуна
- ім’я та прізвище латиницею, ім’я, прізвище й по батькові українською
- польський та український номери телефону, електронна пошта
- підтвердження повноважень одного з батьків або законного опікуна
- версія, URL, дата й час ознайомлення з цим повідомленням
- зміст листування з командою U-READY 2: листи команди, відповіді опікуна, дата й статус доставки
4. Технічні дані
Для безпечного приймання заявки система створює номер заявки, час надсилання, одноразовий технічний ідентифікатор, контрольні хеші та незворотний відбиток походження запиту для протидії зловживанням і обмеження частоти. Застосунок не зберігає необроблену IP-адресу у записі заявки.
5. Мета та правові підстави
- Прийняти й перевірити заявку, перевірити умови участі, зв’язатися з опікуном та організувати зарахування — дії до участі на запит опікуна, ст. 6(1)(b) GDPR.
- Поточне листування з опікуном щодо участі дитини (розклад, зміни занять, відповіді на запитання) та обробка відповідей опікуна — дії, пов’язані з участю в проєкті, ст. 6(1)(b) GDPR.
- Захистити дитину та виконати юридичний обов’язок — лише коли конкретний обов’язок застосовується, ст. 6(1)(c) GDPR.
- Захистити форму від зловживань, підтримувати безпеку й довести належне ознайомлення з повідомленням — законний інтерес адміністратора, ст. 6(1)(f) GDPR.
Дані не використовуються для маркетингових розсилок, профілювання або автоматизованого прийняття рішень.
6. Обов’язковість надання даних
Усі поля форми є необхідними для перевірки заявки. Без них заявку неможливо надіслати. Надсилання не означає автоматичного зарахування: рішення приймає уповноважена команда U-READY 2.
7. Хто може отримувати дані
- FUNDACJA NIEZNISZCZALNA UKRAINA та уповноважена команда U-READY 2 — лише в необхідному обсязі; координатор міста бачить лише дані свого міста;
- Vercel — розміщення застосунку та виконання серверної функції форми;
- Supabase — захищене зберігання даних;
- Airtable — робоча база команди U-READY 2 (анкети, дані учасників і опікунів, групи, журнал занять, листування); доступ мають лише уповноважені працівники через окремі сторінки;
- n8n — автоматичне перенесення даних між Airtable і захищеною базою Supabase;
- Resend — надсилання двомовного підтвердження опікуну та технічного повідомлення уповноваженій команді, а також надсилання листів команди опікуну та приймання відповідей опікуна. Лист-підтвердження опікуну містить адресу доставки, номер і точний час заявки та посилання на це повідомлення, але не містить імені, школи, дати народження чи телефонів дитини або опікуна. Повідомлення команді містить псевдонімізовані дані: номер заявки, місто, точний час і посилання на захищену чергу; воно не містить прямих ідентифікаторів;
- державні органи — лише коли цього вимагає юридичний обов’язок, що стосується захисту дітей;
- Cloudflare обслуговує лише DNS домену лендингу і поштового домену nezlamna.pl та не отримує вмісту реєстраційної форми чи листів.
8. Місце обробки та передача
Серверна функція реєстраційного застосунку налаштована у Франкфурті (fra1), а база Supabase — у регіоні Frankfurt (eu-central-1). Якщо глобальна інфраструктура Vercel технічно обробляє обмежені мережеві або безпекові метадані за межами ЄЕЗ, застосовуються договірні та інші гарантії, передбачені GDPR. Листи Resend маршрутизуються з регіону Ireland (eu-west-1); відстеження відкриття листів і переходів за посиланнями вимкнено.
Airtable зберігає дані на серверах у Сполучених Штатах Америки. Передача відбувається на підставі договору доручення обробки даних (DPA), сертифікації постачальника за EU-US Data Privacy Framework та стандартних договірних умов, затверджених Європейською Комісією. n8n обробляє дані в хмарному сервісі постачальника в Європейському Союзі (Франкфурт, Німеччина).
9. Строки зберігання
- необроблені та незавершені форми — видалення не пізніше ніж через 12 місяців; поточна версія форми не зберігає чернетки
- нові заявки без зарахування — анонімізація через 18 місяців
- дані зарахованих учасників — анонімізація через 36 місяців
- метадані доставки листів (ідентифікатор доставки, статус і точний час) видаляються разом із пов’язаною заявкою під час анонімізації через 18 або 36 місяців
- зміст листування з опікуном (листи команди й відповіді опікуна) — видалення не пізніше ніж через 24 місяці від надсилання або отримання, у базі Supabase і в Airtable; видалення відбувається автоматично
- копії транзакційних листів у Resend — не довше 24 місяців відповідно до технічного строку постачальника; копії в уповноваженій службовій поштовій скриньці — не довше 24 місяців відповідно до організаційного правила Фундації, без твердження про налаштоване автоматичне видалення зі скриньки
- окремий деідентифікований журнал ознайомлення з повідомленням — безстроково, без номера заявки та повного набору персональних даних
Legal hold допускається лише для захисту дитини або виконання правової вимоги.
10. Ваші права
Ви можете просити про доступ, виправлення, видалення, обмеження обробки та перенесення даних, якщо це застосовно, а також заперечити проти обробки на підставі законного інтересу. Звертайтеся до IOD. Ви також можете подати скаргу до Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest FUNDACJA NIEZNISZCZALNA UKRAINA, Aleje Jerozolimskie 179, 02-222 Warszawa, Polska. KRS 0000887569 · NIP 7812018614 · REGON 388374122.
2. Dane dziecka
- imię i nazwisko alfabetem łacińskim oraz imię, nazwisko i imię odojcowskie po ukraińsku
- data urodzenia i wiek obliczony na jej podstawie
- klasa, płeć i preferowane miasto zajęć
- pełna nazwa szkoły w języku polskim
- wybrane przedmioty udziału w projekcie
Formularz nie wymaga danych medycznych ani psychologicznych, numeru PESEL, kopii dokumentów ani szczególnych kategorii danych.
3. Dane rodzica albo opiekuna prawnego
- imię i nazwisko alfabetem łacińskim oraz imię, nazwisko i imię odojcowskie po ukraińsku
- polski i ukraiński numer telefonu oraz adres e-mail
- potwierdzenie uprawnienia rodzica albo opiekuna prawnego
- wersja, URL, data i czas zapoznania się z niniejszą informacją
- treść korespondencji z zespołem U-READY 2: wiadomości zespołu, odpowiedzi opiekuna, data i status doręczenia
4. Dane techniczne
W celu bezpiecznego przyjęcia zgłoszenia system tworzy numer zgłoszenia, czas wysłania, jednorazowy identyfikator techniczny, sumy kontrolne oraz nieodwracalny odcisk pochodzenia żądania służący ochronie przed nadużyciami i ograniczeniu częstotliwości. Aplikacja nie zapisuje surowego adresu IP w zgłoszeniu.
5. Cele i podstawy prawne
- Przyjęcie i weryfikacja zgłoszenia, ocena warunków udziału, kontakt z opiekunem i organizacja zakwalifikowania — działania przed udziałem podejmowane na żądanie opiekuna, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Bieżąca korespondencja z opiekunem w sprawie udziału dziecka (harmonogram, zmiany zajęć, odpowiedzi na pytania) oraz obsługa odpowiedzi opiekuna — działania związane z udziałem w projekcie, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Ochrona dziecka i wykonanie obowiązku prawnego — wyłącznie gdy ma zastosowanie konkretny obowiązek, art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Ochrona formularza przed nadużyciami, bezpieczeństwo i wykazanie zapoznania się z informacją — prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dane nie są wykorzystywane do marketingu, profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji.
6. Obowiązek podania danych
Wszystkie pola są potrzebne do weryfikacji zgłoszenia. Bez ich podania wysłanie zgłoszenia nie jest możliwe. Wysłanie formularza nie oznacza automatycznego zakwalifikowania; decyzję podejmuje upoważniony zespół U-READY 2.
7. Odbiorcy danych
- FUNDACJA NIEZNISZCZALNA UKRAINA i upoważniony zespół U-READY 2 — tylko w niezbędnym zakresie; koordynator miasta widzi wyłącznie dane swojego miasta;
- Vercel — hosting aplikacji i wykonanie funkcji serwerowej formularza;
- Supabase — zabezpieczone przechowywanie danych;
- Airtable — robocza baza zespołu U-READY 2 (zgłoszenia, dane uczestników i opiekunów, grupy, dziennik zajęć, korespondencja); dostęp mają wyłącznie upoważnieni pracownicy przez wydzielone strony;
- n8n — automatyczne przenoszenie danych między Airtable a zabezpieczoną bazą Supabase;
- Resend — wysłanie dwujęzycznego potwierdzenia do opiekuna oraz komunikatu technicznego do upoważnionego zespołu, a także wysyłka wiadomości zespołu do opiekuna i przyjmowanie odpowiedzi opiekuna. Potwierdzenie do opiekuna zawiera adres dostawy, numer i dokładny czas zgłoszenia oraz odsyłacz do tej informacji, lecz nie zawiera imienia, szkoły, daty urodzenia ani numerów telefonu dziecka lub opiekuna. Komunikat dla zespołu zawiera dane pseudonimizowane: numer zgłoszenia, miasto, dokładny czas i odsyłacz do zabezpieczonej kolejki; nie zawiera bezpośrednich identyfikatorów;
- organy publiczne — wyłącznie gdy wymaga tego obowiązek prawny dotyczący ochrony dzieci;
- Cloudflare obsługuje wyłącznie DNS domeny strony informacyjnej i domeny pocztowej nezlamna.pl i nie otrzymuje treści formularza rejestracyjnego ani wiadomości.
8. Miejsce przetwarzania i transfery
Funkcja serwerowa aplikacji rejestracyjnej jest skonfigurowana we Frankfurcie (fra1), a baza Supabase w regionie Frankfurt (eu-central-1). Jeżeli globalna infrastruktura Vercel technicznie przetwarza ograniczone metadane sieciowe lub bezpieczeństwa poza EOG, stosuje się gwarancje umowne i inne zabezpieczenia wymagane przez RODO. Wiadomości Resend są kierowane z regionu Ireland (eu-west-1); śledzenie otwarć wiadomości i kliknięć w odsyłacze jest wyłączone.
Airtable przechowuje dane na serwerach w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA), certyfikacji dostawcy w ramach EU-US Data Privacy Framework oraz standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. n8n przetwarza dane w usłudze chmurowej dostawcy w Unii Europejskiej (Frankfurt, Niemcy).
9. Okresy przechowywania
- surowe i niedokończone formularze — usunięcie nie później niż po 12 miesiącach; obecna wersja formularza nie zapisuje wersji roboczych
- nowe zgłoszenia bez zakwalifikowania — anonimizacja po 18 miesiącach
- dane zakwalifikowanych uczestników — anonimizacja po 36 miesiącach
- metadane doręczenia wiadomości (identyfikator doręczenia, status i dokładny czas) są usuwane wraz z powiązanym zgłoszeniem podczas anonimizacji po 18 albo 36 miesiącach
- treść korespondencji z opiekunem (wiadomości zespołu i odpowiedzi opiekuna) — usunięcie nie później niż po 24 miesiącach od wysłania lub otrzymania, w bazie Supabase i w Airtable; usuwanie odbywa się automatycznie
- kopie wiadomości transakcyjnych w Resend — nie dłużej niż 24 miesiące zgodnie z technicznym okresem przechowywania dostawcy; kopie w upoważnionej służbowej skrzynce pocztowej — nie dłużej niż 24 miesiące zgodnie z regułą organizacyjną Fundacji, bez stwierdzenia, że automatyczne usuwanie ze skrzynki zostało skonfigurowane
- odrębny zdezidentyfikowany rejestr zapoznania się z informacją — bezterminowo, bez numeru zgłoszenia i pełnego zestawu danych osobowych
Legal hold jest dopuszczalny wyłącznie w celu ochrony dziecka lub wykonania obowiązku prawnego.
10. Prawa osoby
Można żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia danych, gdy ma to zastosowanie, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Wnioski należy kierować do IOD. Przysługuje również skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.